Privacyverklaring

Hanze ICT B.V., gevestigd aan de Zutphenseweg 6, 7418 AJ Deventer, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Deze verklaring gaat over de gegevens van bezoekers van deze website, van (potentiële) klanten en hun contactpersonen, van leveranciers en van sollicitanten.

Beheren of ontwikkelen wij systemen voor uw organisatie, dan verwerken wij de persoonsgegevens in die systemen in uw opdracht. Wij zijn dan verwerker en u bent verwerkingsverantwoordelijke. Voor die verwerkingen gelden de afspraken in onze verwerkersovereenkomst of algemene voorwaarden, niet deze privacyverklaring.

Contactgegevens

Hanze ICT B.V.
Postbus 190
7400 AD Deventer
Telefoon: 0570-760060
E-mail: [email protected]
Website: https://hanze-ict.nl

R. Quist is binnen Hanze ICT B.V. het aanspreekpunt voor privacy. Hij is te bereiken via [email protected].

Persoonsgegevens die wij verwerken

Hanze ICT B.V. verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruikmaakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Het gaat om:

voor- en achternaam, bedrijfsnaam en functie;
adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres;
de inhoud van uw berichten, telefoongesprekken en wat u via het contactformulier verstuurt, inclusief bijlagen;
factuur- en betaalgegevens, zoals uw bankrekeningnummer;
bij een sollicitatie: uw cv, motivatie en andere gegevens die u ons stuurt;
technische gegevens die nodig zijn om de website veilig te laten werken, zoals uw IP-adres.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid of godsdienst, tenzij u die zelf aan ons verstrekt. Onze website richt zich op bedrijven en is niet bedoeld voor bezoekers jonger dan 16 jaar. Denkt u dat wij gegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op via [email protected]; dan verwijderen wij deze gegevens.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Uw vraag of verzoek beantwoorden, bijvoorbeeld via het contactformulier, per e-mail of telefonisch. Grondslag: het nemen van maatregelen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang om vragen te kunnen beantwoorden.
De overeenkomst met u uitvoeren: onze diensten leveren, ondersteuning bieden, storingen verhelpen en goederen en diensten bij u afleveren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
Facturen versturen, betalingen afhandelen en onze administratie voeren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en de wettelijke (fiscale) bewaarplicht.
U informeren over wijzigingen van onze diensten en producten als u klant bij ons bent. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om klanten op de hoogte te houden.
De website beveiligen en misbruik voorkomen, zoals spam via het contactformulier. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige website.
Sollicitaties behandelen. Grondslag: het nemen van maatregelen op uw verzoek vóór het sluiten van een arbeidsovereenkomst; voor langer bewaren vragen wij uw toestemming.

Wij sturen geen nieuwsbrieven of reclame en analyseren uw gedrag op de website niet.

Geautomatiseerde besluitvorming

Hanze ICT B.V. neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Hanze ICT B.V.) tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Hanze ICT B.V. bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

berichten via het contactformulier, inclusief bijlagen: 180 dagen, daarna worden ze automatisch verwijderd;
contactgegevens en correspondentie: zolang u klant of leverancier bent, en daarna nog 12 maanden;
facturen, betaalgegevens en andere gegevens uit onze administratie: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht;
sollicitaties: tot 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure, of met uw toestemming maximaal 1 jaar.

Bij een bericht via het contactformulier bewaren wij uw IP-adres niet leesbaar, maar alleen als hash (een waarde waaruit het IP-adres niet terug te halen is), om misbruik te kunnen herkennen.

Delen van persoonsgegevens met derden

Hanze ICT B.V. verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Wij maken gebruik van de volgende verwerkers:

TransIP, voor de hosting van deze website in Nederland;
Cloudflare, voor de beveiliging en snelheid van de website en om spam via het contactformulier te herkennen (Cloudflare Turnstile);
Microsoft, voor e-mail en onze kantoorsoftware (Microsoft 365);
de leveranciers van onze administratie- en boekhoudsoftware.

Met bedrijven die uw gegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Hanze ICT B.V. blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cloudflare en Microsoft zijn Amerikaanse bedrijven; daardoor kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Deze bedrijven zijn aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework en gebruiken daarnaast de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zodat uw gegevens passend beschermd zijn.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Deze website gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn voor de technische werking en beveiliging, zoals een sessiecookie en een cookie die het contactformulier beschermt tegen misbruik. Cloudflare kan voor de beveiliging van de website eveneens een functionele cookie plaatsen. Wij gebruiken geen analytische, tracking- of advertentiecookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. U kunt cookies uitschakelen of verwijderen via de instellingen van uw browser; het contactformulier werkt dan mogelijk niet.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen en om de verwerking te laten beperken. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Hanze ICT B.V., en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens waarover wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek sturen naar [email protected]. Kunnen wij niet op een andere manier vaststellen dat het verzoek van u komt, dan vragen wij u om uw identiteit aan te tonen. Stuur niet uit uzelf een kopie van uw identiteitsbewijs mee. Wij reageren zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen een maand, op uw verzoek.

Hanze ICT B.V. wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Hanze ICT B.V. neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Zo is de website alleen via een beveiligde verbinding (https) bereikbaar en is het beheer alleen toegankelijk met tweestapsverificatie. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via [email protected].

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.

Versie: 28 september 2026